仮想オフィスツールとは

仮想オフィスツール（バーチャルオフィスツール）とは、仮想空間上にバーチャルオフィスを構築し、テレワーク環境や離れた拠点間でも、気軽にコミュニケーションをとれるようにするツールです。

今、かなり注目されている仮想オフィスツールについてご説明致します。

テレワーク時の課題と雑談の力

「テレワークで働く会社員の70.9％が「会話」「雑談」不足と回答！出勤時と比べ「気分の落ち込み」「寂しさ」「孤独感」などメンタル面への影響の声多数」株式会社イーヤス調査より

テレワーク環境下では、各種統計データでも、コミュニケーションが不足して、弊害が出てしまいます。さらに以下のような現象も起きがちです。

• 教育、研修がzoom等ではやりづらい
• ちょっとした相談がやりづらい
• 一日中誰とも会話せず、精神的に参ってしまう

さらに以下のような統計データもございます。

新型コロナウイルス禍における働く個人の意識調査 テレワーク経験者の６割、テレワーク前にはなかったストレスを実感 仕事中の「雑談」有無の違いでストレス解消具合に14.1ptの差

テレワーク時の仕事上のストレス状況
全体の59.6%がテレワーク前にはなかった仕事上のストレスを実感。そのうち67.7%はいまだにストレスが解消されていない。年代が上がるほどストレス解消ができていない割合が高い（20代：58.9%、30代：64.6%、40代：67.8%、50～60代：83.6%）。

仕事中の「雑談」の有無でストレス解消に違い

仕事中に「雑談」がある人とない人を比較すると、「雑談」がない人はストレスが解消できていない割合が大きく、両者のストレスの解消具合には14.1ptの差。

テレワーク時の「雑談」の機会

50～60代は「雑談」が「全くない」と回答した割合が44.2%と、他の年代に比べて高い。「雑談」の機会については、「チャットなどでの業務外の会話」や「会議開始前の世間話のような会話」において、50～60代と他の年代で差。

株式会社リクルートキャリア調査より

仮想オフィスツール・バーチャルオフィスツールのメリット、デメリット

メリット

• 常時つなぎっぱなしで、いつでも気軽に会話ができる
• ステータス管理で、仕事しているのか、話しかけていいのかがわかる
• 雑談が増える

デメリット

• CPUやメモリを消費するので、非力なPCだと、すぐに落ちたりしてストレスに
• ツールによっては顔を常に表示することになるので、逆にストレスに

仮想オフィスの主な機能

機能①常時コミュニケーション

仮想オフィスツールでは、zoomやteams等と異なり、出勤してから退勤するまで、ずっとつなぎっぱなしになります。そのため、ちょっと質問したいとき、電話の取次ぎ、上司への報告や雑談などで、まるで同じオフィスにいるかのようにいきなり話しかけることが可能になります。

機能②ビデオ会議

予定していない会議でも、いきなりビデオ会議が可能です。もし、zoomでこれをやろうとするとなかなか大変ですが、いきなり声がけから、そのまますぐビデオ会議に移行できます。もちろん、画面共有も可能です。

機能③チャット

仮想オフィスツールでは、基本的なチャット機能も備えています。テキストでのコミュニケーションやURLを共有したりといったことも可能です。

機能④ステータス機能

仮想オフィスツールでは、現在会話ができるのか、それとも会議中や外出中なのかのステータスを表示する機能があります。これにより、今話しかけていいのかが事前に判別ができます。

伸びる仮想オフィス市場

アイ・ティ・アール（ITR）は2021年、国内のバーチャルオフィス（仮想オフィス）製品市場における規模の推移調査によると、今後毎年成長を続け、2025年度には約100億円の市場になると予想されています。

zoom、meet、teamsとの違いとおすすめの使い方

zoom等との違いは・・・
常に繋ぎっぱなしなので、いちいち相手の予定を聞いて、会議設定をする必要がない。とにかく短時間のちょっとした相談や雑談での利用がおすすめ。

また、新人研修等で、突発的にかかってくるお客様の通話をヒアリングしたりするのにも有効

おすすめの使い方は・・・

• 予め予定した会議は、zoom。突発的な相談は仮想オフィスと使い分ける。
• 雑談スペースを用意して、気軽なコミュニケーションを誘発しよう！
• 複数拠点がある場合、テレワークではなくても、効果的！
• 新人研修に。